L’importance d’une bonne grammaire dans les communications professionnelles

« Votre grammaire est le reflet de votre image. Bonne ou mauvaise, vous avez fait une impression. Et comme toute impression, vous en avez le contrôle total. »

Quel que soit le type d’entreprise que vous possédez, il est probable que vous vous appuyez encore beaucoup sur l’écrit pour faire passer votre message. À l’ère des médias, les communications commerciales écrites peuvent prendre de nombreuses formes ; de l’humble mémo, lettre ou fax à un appel d’offres, une proposition, une demande ou un rapport ; sans oublier les courriels, les sites web, les blogs et autres communications sur les médias sociaux. Les documents écrits de votre entreprise peuvent inclure des documents marketing, des réponses aux demandes de renseignements des clients, des rapports aux clients et autres parties prenantes. La liste est infinie..

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous devez vous assurer que les documents écrits de votre entreprise sont grammaticalement corrects ; que les fautes d’orthographe sont éliminées et que la ponctuation correcte est utilisée. En voici quelques-unes :

1. La première impression compte : Vous voulez vous assurer que vous passez pour le professionnel des affaires que vous êtes. Vous voulez donner à vos lecteurs une bonne première impression. Non seulement vous voulez attirer leur attention, mais vous voulez aussi gagner leur respect. Une bonne orthographe, une grammaire correcte et une utilisation appropriée de la ponctuation leur donneront davantage confiance dans la personne (ou l’entreprise) qui communique avec eux. Pour connaître les meilleurs correcteurs d’orthographe suivez le lien correcteur d orthographe
2. Bonne réputation: De même, les clients et les fournisseurs sont plus susceptibles de faire confiance à une entreprise qui communique clairement et correctement. L’utilisation d’une grammaire correcte contribuera à maintenir la crédibilité et la réputation de votre entreprise en tant qu’entreprise professionnelle et digne de confiance qui considère toutes ses interactions avec ses clients et ses commerçants comme étant d’égale importance.
3. Éviter les erreurs de communication et les malentendus:Une orthographe incorrecte ou un manque de ponctuation peut créer une confusion. Votre public peut être amené à deviner ce que vous essayez de dire. Les fautes d’orthographe et les erreurs grammaticales peuvent également modifier le sens de votre message, ce qui peut entraîner une désinformation. Certains lecteurs vous contacteront peut-être pour clarifier la situation, d’autres non, ce qui, dans le cas de nouveaux prospects/clients, est à éviter. Vous ne voulez pas qu’une mauvaise grammaire vous fasse perdre des opportunités commerciales.
4. Rendre vos communications plus efficaces : Il est probable que vous ne vouliez pas distraire vos lecteurs du message que vous essayez de transmettre en leur donnant des fautes de grammaire et d’orthographe à noter. En outre, de telles erreurs rendent vos écrits plus difficiles à lire. Vous ne voudriez pas créer de distraction dans l’esprit de votre public, en particulier si vous essayez de l’inciter à prendre une certaine forme d’action – comme suivre un hyperlien sur votre site Web ou s’inscrire à un service.
5. Réduire le risque de poursuites judiciaires coûteuses: À notre époque où la plupart des entreprises fonctionnent sur une base mondiale avec des équipes de personnes dispersées aux quatre coins de la planète, les communications écrites – en particulier les courriels et autres applications de messagerie instantanée – sont devenues une partie essentielle de leurs opérations. Des documents grammaticalement incorrects peuvent véhiculer des informations erronées, incitant le lecteur à prendre la mauvaise décision ou à réagir de manière inappropriée. Cela, à son tour, peut laisser votre entreprise ouverte à une action en justice coûteuse, sur la base que les informations fournies étaient fausses ou trompeuses d’une certaine manière – peut-être simplement en raison de quelques erreurs typographiques ou d’autres erreurs dans la communication finale.
6. Gardez l’avantage concurrentiel de votre entreprise. Fait : une mauvaise grammaire affecte les affaires. Point final. Des recherches ont montré que de nombreux clients hésiteraient à effectuer un achat sur un site Web qui présente des erreurs évidentes de grammaire et d’orthographe. La concurrence est rude ; vous ne disposez que de peu de temps pour impressionner un nouveau client potentiel (en particulier en ligne). Vous ne voulez pas présenter vos produits ou services sous un jour défavorable ou faire perdre l’intérêt de vos lecteurs avec une mauvaise grammaire. Au contraire, vous voulez gagner et conserver la confiance et l’attention de vos lecteurs à tout moment. La capacité à communiquer clairement et efficacement est susceptible de donner à votre entreprise un avantage certain sur des rivaux moins éloquents.
7. Augmenter la productivité : De nombreuses entreprises s’appuient sur des directives écrites (par exemple, des mémos ou des e-mails) entre les membres de l’équipe. Une orthographe et une grammaire correctes aideront vos employés à mieux comprendre vos instructions, évitant ainsi toute confusion ou tout malentendu sur ce que l’on attend d’eux. Il en résultera moins de temps perdu à essayer de comprendre des instructions mal formulées et plus de temps consacré à l’exécution du travail. Cela peut également contribuer à maintenir des relations de travail harmonieuses entre collègues, du fait d’une communication meilleure et plus claire.